Kdo o ní rozhoduje, kdy se musí vyčerpat a kdy ji lze převést?

Dovolená není jen nárok zaměstnance, ale také povinnost zaměstnavatele mu ji umožnit čerpat. Kdo určuje její termín? Může zaměstnanec odmítnout čerpání dovolené? Lze převést nevyčerpanou dovolenou do dalšího roku? A jaká pravidla platí pro zaměstnance pracující na DPP a DPČ?

Zákoník práce stanoví pravidla nejen pro vznik práva na dovolenou, ale také pro její čerpání, převádění a finanční vypořádání. Přesto v praxi často vznikají nedorozumění. Někteří zaměstnanci se domnívají, že si mohou dovolenou vybírat podle vlastního uvážení, jiní si ji chtějí ponechat do dalšího roku. Zaměstnavatelé zase někdy předpokládají, že pokud zaměstnanec o dovolenou nepožádá, nemusí její čerpání řešit.

Jak je to tedy správně podle zákoníku práce platného v roce 2026?

1. Kdo má právo na dovolenou?

Právo na dovolenou vzniká při splnění zákonných podmínek nejen zaměstnancům v pracovním poměru, ale od 1. ledna 2024 také zaměstnancům pracujícím na základě dohody o provedení práce (DPP) nebo dohody o pracovní činnosti (DPČ). Podmínky se však liší.

Pracovní poměr

Pro vznik práva na poměrnou část dovolené musí pracovní poměr v příslušném kalendářním roce nepřetržitě trvat alespoň čtyři týdny a zaměstnanec musí vykonat práci pro účely dovolené alespoň v rozsahu čtyřnásobku své týdenní pracovní doby. Při 40hodinové týdenní pracovní době jde o 160 hodin.

Dohoda o provedení práce (DPP)

Právo na dovolenou vzniká při současném splnění dvou podmínek:

Dohoda trvá nepřetržitě alespoň 28 kalendářních dnů.

Zaměstnanec vykoná práci pro účely dovolené alespoň v rozsahu 80 hodin.

Pro výpočet dovolené se používá fiktivní týdenní pracovní doba 20 hodin, bez ohledu na skutečný rozsah práce.

Dohoda o pracovní činnosti (DPČ)

Pro DPČ platí stejné podmínky jako pro DPP, tedy alespoň 28 kalendářních dnů trvání dohody a 80 hodin výkonu práce pro účely dovolené.

Důležité: Uvedené hodiny mohou zahrnovat také zákonem započitatelné náhradní doby. Nejde tedy vždy pouze o skutečně odpracované hodiny.

Zaměstnavatel navíc může určit čerpání dovolené i před splněním těchto podmínek, pokud lze předpokládat, že zaměstnanec podmínky splní do konce roku nebo do skončení pracovněprávního vztahu.

Právní základ: § 77 odst. 8, § 212, § 213 a § 217 odst. 2 zákoníku práce.

2. Kdo rozhoduje o tom, kdy bude zaměstnanec čerpat dovolenou?

Jednou z nejčastějších mylných představ je, že zaměstnanec má právo sám rozhodovat o termínu své dovolené. Podle § 217 zákoníku práce určuje dobu čerpání dovolené zásadně zaměstnavatel. Zaměstnanec může o dovolenou požádat a navrhnout její termín, zaměstnavatel však musí při rozhodování přihlížet jak ke svým provozním důvodům, tak k oprávněným zájmům zaměstnance. Zaměstnavatel tedy může požadovaný termín odmítnout a určit jiný, pokud postupuje v souladu se zákonem. Určenou dobu čerpání dovolené musí zaměstnanci písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se spolu nedohodnou na kratší době. Pokud je dovolená rozdělena do několika částí, musí alespoň jedna část činit nejméně dva týdny vcelku, nedohodnou-li se zaměstnavatel se zaměstnancem jinak. Existují však zákonné výjimky, například při žádosti o dovolenou bezprostředně navazující na mateřskou dovolenou, kdy je zaměstnavatel povinen žádosti vyhovět.

Příklad: Zaměstnanec požádá o dva týdny dovolené v době zpracování účetních závěrek. Zaměstnavatel může zohlednit provozní potřeby a navrhnout jiný termín. Nemůže však dovolenou dlouhodobě neposkytovat pouze s obecným odkazem na velké množství práce.

3. Musí zaměstnanec dovolenou vyčerpat do konce roku?

Ano, základním pravidlem § 218 zákoníku práce je, že zaměstnavatel musí určit čerpání dovolené tak, aby ji zaměstnanec vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu na ni vzniklo právo. Dovolená vzniklá za rok 2026 by tedy měla být zásadně vyčerpána nejpozději do 31. prosince 2026. Odpovědnost za určení čerpání dovolené nese zaměstnavatel. Nestačí proto pouze zaměstnance upozornit, že má nevyčerpanou dovolenou, a ponechat rozhodnutí výhradně na něm. Pokud zaměstnanec dovolenou čerpat nechce, může mu zaměstnavatel její čerpání řádně určit.

4. Kdy lze nevyčerpanou dovolenou převést do dalšího roku?

Zákoník práce rozlišuje dvě zásadně odlišné situace.

A. Převod z důvodu překážek v práci nebo naléhavých provozních důvodů

Pokud čerpání dovolené brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody zaměstnavatele, lze nevyčerpanou dovolenou převést do následujícího kalendářního roku. V tomto případě se převod může týkat také základní čtyřtýdenní výměry dovolené.

Příklad: Zaměstnanci vzniklo za rok 2026 právo na 160 hodin dovolené. Kvůli dlouhodobé pracovní neschopnosti, případně naléhavým provozním důvodům, nemohl vyčerpat 80 hodin. Za splnění zákonných podmínek lze těchto 80 hodin převést do roku 2027. Pokud by zákonné okolnosti bránily vyčerpání celé dovolené, mohl by se převod týkat i všech 160 hodin. Je však třeba pamatovat na to, že některé dlouhodobé překážky v práci mohou ovlivnit také samotnou výši vzniklého práva na dovolenou.

B. Převod na základě písemné žádosti zaměstnance

Druhou možností je převod dovolené na základě písemné žádosti zaměstnance. Podle § 218 odst. 2 lze s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance převést část dovolené, která přesahuje čtyři týdny roční výměry, u pedagogických a akademických pracovníků šest týdnů.

Příklad: Zaměstnanec má nárok na pět týdnů dovolené, tedy při 40hodinové týdenní pracovní době 200 hodin. Na základě jeho písemné žádosti lze převést až 40 hodin odpovídajících pátému týdnu, aniž by musely existovat naléhavé provozní důvody nebo překážky v práci. Základní čtyři týdny však nelze převést pouze proto, že si je zaměstnanec chce ponechat na příští rok.

Rozhodující rozdíl: Omezení převodu pouze na dovolenou přesahující čtyři týdny platí pro převod na základě písemné žádosti zaměstnance. Neplatí obecně pro převody způsobené zákonnými překážkami nebo naléhavými provozními důvody.

5. Co když dovolená do konce roku přesto vyčerpána nebude?

Nevyčerpaná dovolená automaticky nepropadá 31. prosince. Pokud zaměstnavatel nesplní svou povinnost určit její čerpání a současně neexistuje zákonný důvod pro převod, může jít o porušení zákoníku práce. Zaměstnanec však tímto pochybením o své právo na dovolenou automaticky nepřichází. Nevyčerpanou dovolenou je nutné dále evidovat a zajistit její čerpání. Převod dovolené tedy nelze zaměňovat za její zánik.

6. Která dovolená se čerpá přednostně – stará, nebo nová?

Pokud zaměstnanec vstupuje do nového kalendářního roku s nevyčerpanou dovolenou z roku předchozího, má se přednostně čerpat převedená dovolená.

Příklad: Zaměstnanec má k 1. lednu 2027 40 hodin nevyčerpané dovolené za rok 2026. Předpokládaný roční nárok 160 hodin za rok 2027. V lednu čerpá 24 hodin dovolené. Při přednostním čerpání převedené dovolené se těchto 24 hodin odečte ze zůstatku za rok 2026. Ze staré dovolené tak zbude 16 hodin. Zaměstnanec nemá obecné právo jednostranně rozhodnout, že chce čerpat výhradně novou dovolenou a starou si ponechat.

7. Co když zaměstnavatel neurčí čerpání převedené dovolené do 30. června?

Tady nastává důležitá změna v právech zaměstnance. Pokud zaměstnavatel neurčí čerpání dovolené převedené z roku 2026 nejpozději do 30. června 2027, vzniká právo určit dobu jejího čerpání rovněž zaměstnanci. Zaměstnanec pak může termín čerpání určit sám, musí však zaměstnavateli tuto skutečnost písemně oznámit alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodnou na jiné době oznámení. Zaměstnavatel přitom neztrácí své vlastní právo čerpání dovolené určit.

Příklad: Zaměstnanci zůstalo 80 hodin dovolené za rok 2026. Zaměstnavatel do 30. června 2027 neurčil dobu jejího čerpání. Zaměstnanec v říjnu 2027 písemně oznámí, že bude těchto 80 hodin čerpat v konkrétním termínu, přičemž dodrží zákonnou oznamovací lhůtu. V takovém případě již nejde o běžnou žádost o schválení dovolené. Zaměstnanec využívá práva, které mu přiznává § 218 zákoníku práce. 

8. Do kdy musí být převedená dovolená vyčerpána?

Dovolená převedená z roku 2026 musí být zásadně vyčerpána nejpozději do 31. prosince 2027. Výjimky zákon připouští zejména v případech, kdy jejímu čerpání brání dočasná pracovní neschopnost, mateřská nebo rodičovská dovolená. Pokud dovolenou nelze vyčerpat ani do konce následujícího roku z těchto důvodů, zaměstnavatel určí její čerpání po skončení příslušné překážky v práci.

9. Lze nevyčerpanou dovolenou proplatit?

Za trvání pracovněprávního vztahu zásadně nikoliv. Zaměstnavatel nemůže běžně nahradit čerpání dovolené peněžním plněním jen proto, že zaměstnanec dovolenou čerpat nechce nebo zaměstnavatel potřebuje, aby pracoval. Podle § 222 zákoníku práce přísluší náhrada za nevyčerpanou dovolenou při skončení pracovněprávního vztahu. Toto pravidlo platí nejen pro pracovní poměr, ale také pro DPP a DPČ.

Příklad: Zaměstnanci při skončení DPP zbývá 12 hodin nevyčerpané dovolené. Zaměstnavatel mu za tyto hodiny poskytne náhradu odměny z dohody ve výši průměrného výdělku.

10. Co by měl zaměstnavatel udělat před koncem roku 2026?

Aby zaměstnavatel splnil své zákonné povinnosti a předešel případným sporům, doporučujeme následující postup:

1. Zkontrolovat zůstatky dovolené všech zaměstnanců, včetně zaměstnanců pracujících na DPP a DPČ.
2. Prověřit dovolenou převedenou z předchozích let a zajistit její přednostní čerpání.
3. Určit termíny čerpání zbývající dovolené tak, aby byla pokud možno vyčerpána do 31. prosince 2026.
4. Posoudit důvody případného převodu a odlišit překážky v práci či naléhavé provozní důvody od žádostí zaměstnanců.
5. Zajistit písemné žádosti zaměstnanců, pokud má být převáděna dovolená přesahující čtyři týdny.
6. Správně evidovat převedené hodiny podle roku vzniku práva na dovolenou.
7. Vypořádat nevyčerpanou dovolenou při skončení pracovněprávního vztahu.

Závěrem: Dovolená není pouze záležitostí zaměstnance, Zákoník práce ukládá zaměstnavateli aktivní odpovědnost za čerpání dovolené. Zaměstnanec má právo na dovolenou, ale její termín zásadně určuje zaměstnavatel. Ten současně nemůže ponechat nevyčerpanou dovolenou bez řešení nebo ji automaticky převádět do dalších let pouze podle přání zaměstnanců. Správná evidence, včasné plánování a rozlišování zákonných důvodů převodu pomáhají předcházet nejen pracovněprávním sporům, ale také chybám při zpracování mezd.