Proč se fakturuje zpracování mzdy zaměstnance v režimu DPP i v měsíci, kdy žádnou mzdu neměl?
Občas se setkáváme s otázkou:„Když zaměstnanec v daném měsíci nepracoval a nedostal žádnou odměnu, proč za něj fakturujete zpracování mezd?“
Na první pohled je tato otázka logická. Pokud zaměstnanec neodpracoval ani hodinu a nebyla mu vyplacena žádná mzda, může vzniknout dojem, že mzdová účetní s ním v daném měsíci neměla žádnou práci. Ve skutečnosti je však situace jiná.
Předmětem fakturace není položková cena za vyplacenou mzdu.
Předmětem fakturace je měsíční vedení zaměstnance ve mzdové evidenci, které zahrnuje zejména:
- kontrolu trvání pracovního vztahu,
- ověření, zda zaměstnanec skutečně neměl odpracované hodiny ani jinou odměnu,
- zaevidování správného stavu do mzdového systému,
- kontrolu návazností na zákonné evidence,
- archivaci dat,
- odbornou odpovědnost za správnost zpracování.
Jinými slovy – předmětem služby není samotná výplatní páska, ale správné vedení zaměstnance ve mzdové agendě.
Představuje nulová mzda nulovou práce s ní? Nikoliv. Ve mzdovém účetnictví není nula „žádný údaj“. I nulová odměna je údaj, který musí být ověřen, zaevidován a potvrzen jako správný. Rozdíl mezi zaměstnancem s odměnou a zaměstnancem bez odměny bývá z hlediska práce mzdové účetní překvapivě malý. Často spočívá pouze v tom, že místo skutečně odpracovaných hodin je potvrzen nulový rozsah práce. Samotný proces kontroly správnosti údajů, evidence zaměstnance a odpovědnosti účetní zůstává prakticky stejný. Rozdíl se projeví především ve výstupech – například nevznikne výplatní páska ani položka čisté mzdy na příkazu k úhradě.
Co klient často nevidí je, že cena za zpracování zaměstnance nezahrnuje pouze práci mzdové účetní.
Součástí služby jsou také náklady na:
- licence mzdového software,
- legislativní aktualizace programu,
- technickou podporu,
- zálohování a archivaci dat,
- provoz informačních systémů,
- odborné vzdělávání pracovníků,
- profesní odpovědnost účetní.
Tyto náklady vznikají každý měsíc bez ohledu na to, zda zaměstnanec odpracoval deset hodin nebo žádnou. Proč tedy není cena nulová?
Protože zaměstnanec zůstává součástí mzdové evidence. Účetní kancelář za něj stále odpovídá, vede jeho pracovní vztah, kontroluje správnost údajů a zajišťuje, aby byly splněny všechny zákonné povinnosti zaměstnavatele. Zaměstnavatel neplatí za výši mzdy ani za počet odpracovaných hodin. Platí za odbornou správu pracovního vztahu zaměstnance ve mzdové evidenci v daném měsíci.
Závěrem, je pochopitelné, že zaměstnavatel může mít pocit, že pokud zaměstnanec v určitém měsíci nepracoval, neměla účetní kancelář žádnou práci. Praxe je však jiná. Nulová mzda neznamená nulovou práci. Znamená pouze jiný výsledek zpracování. Pracovní vztah trvá, zaměstnanec zůstává veden ve mzdové evidenci a účetní kancelář za správnost tohoto stavu nadále nese plnou odbornou odpovědnost. Pokud by zaměstnanec již neměl být veden ve mzdové evidenci, je správným řešením ukončení pracovního vztahu. Dokud pracovní vztah trvá, trvá i povinnost jeho průběžné evidence a kontroly.